IT

Wstęp

Asana to program do zarządzania projektami. Tylko tyle i aż tyle. Podobnych programów jest na rynku bardzo dużo, ale tylko Asana została ze mną na dłużej. Ma na to wpływ to, że mam wypracowany swój unikalny sposób pracy z Asaną.

[!NOTE] Jeśli razem współpracujemy to (prawdopodobnie) będziemy działać właśnie tak jak opisuję poniżej!

Jak ja używam Asany (wraz z [[Google Workspace]])?

Moje główne narzędzia to:

1. Asana (zespoły projektowe, projekty, zadania)
2. Google Workspace (dokumenty, repozytorium plików, nieformalny chat, aplikacje)

Główne założenia

1. Wszystko co związane z pracą jest zadaniem. Komunikacja nie odbywa się poprzez chat, mejl - wszystko ma znajdować się w danym kontekście (zadaniu) w formie komentarzy (lub wiadomości na Asanie w przypadku np. ogłoszeń dot. projektu)
2. Zadanie zawsze ma osobę odpowiedzialną i termin (wyjątkiem są zadanie ze statusem Planning Stage)
3. Wszystkie pliki znajdują się na Dyskach Współdzielonych. Nie używamy Mojego Dysku. Nie ładujemy plików do Asany z komputera. Najpierw do Dysków Współdzielonych i potem tylko do nich linkujemy.
4. Wewnątrz Asany używamy funkcji linkowania i “wołania” ludzi, zespołów i projektów za pomocą wklejenia linku lub wpisania ”@”
5. “Skrzynka odbiorcza” jest głównym hubem informacyjnym. Stamtąd dowiesz się o aktualizacjach w zadaniach i komentarzach, które obserwujesz (lub zostaniesz zawołany)
6. “Moje zadania” to lista zadań przypisanych do Ciebie. Zachęcam do poukładania sekcji na wzór metodyki GTD.
7. Dbamy o jakość przekazywanych informacji
8. Piszemy jak najbardziej wyczerpująco uprzedzając pytania - “Zrobić zieloną herbatę w dużym kubku z łyżeczką cukru” vs “herbatka”
9. Poprawność językowa
10. Używamy hiperłączy z opisem zamiast “gołych linków (przydatny skrót: ctrl + k)
11. Minimalizujemy użycie skrótów! “ASAP, EOD, FY, FYI” etc.

Schemat folderów (workflow pracy) na dysku i poza nim

Z czasem zwrócisz uwagę na powtarzający się schemat folderów w różnych dyskach współdzielonych.
Jest to pewnego rodzaju przepływ pracy (wszelakiej):

1. ”📥 Inbox” - Otrzymujemy jakieś dane, wkład do pracy
2. ”⚙ Workspace” - Pracujemy, więc tworzymy różne pliki robocze
3. ”📦 Resources” - Często korzystamy ze stałych materiałów, które mogą być wykorzystywane do pracy
4. ”🗄 Archive” - Przy pracy iteracyjnej mogą pojawiać się zbędne pliki. Nie usuwamy ich, ale archiwizujemy.
5. ”🔗 Udostępniany Output” - Wypracowane pliki chcemy udostępnić komuś na zewnątrz organizacji

Oczywiście pojawiają się też inne foldery w zależności od potrzeb.

Dodatkowe informacje o zadaniu

Do projektów można dołączać własne pola. Jednym z nich jest pomocniczy “Task status”, który ląduje w każdym projekcie. ![[Pasted image 20240822114702.png]]

1. Planning Stage
2. pomysł, który przyszedł do głowy
3. zadanie, które nie można umiejscowić z konkretną datą
4. To-Do
5. zadanie jest zaplanowane do wykonania w najbliższym czasie
6. In-Progress
7. zadanie jest w trakcie wykonywania
8. podjęto pewne kroki do wykonania zadania
9. Done
10. zadanie ukończone (należy efekt pracy załączyć w komentarzu i przypiąć go na górze)
11. Canceled
12. zadanie z jakichkolwiek przyczyn odwołane z realizacji (należy zawrzeć w komentarzu wyjaśnienie)
13. Parked
14. zadanie tymczasowo wstrzymane
15. Converted to Project
16. gdy zadanie zostało przekształcone w projekt (za pomocą funkcji Asany)
17. Merged to another task
18. gdy zadanie zostało scalone z innym zadaniem (za pomocą funkcji Asany)

Słownik emoji

1. 🚀 - Projekt
2. 🔥 - Burned, czyli coś odwołane/spalone
3. 👁‍🗨 - Strona www
4. 📥 - Inbox
5. ⚙ - Workspace, czyli “praca w toku”
6. 🧭 - Management
7. 🏢 - Firma, organizacja
8. 🔗 - Udostępniane na zewnątrz organizacji
9. 🗄 - Archiwum
10. 🎓 - Materiały szkoleniowe

Powyższe emoji mogą się różnić w zależności od systemu operacyjnego.

Spersonalizowane “Moje zadania”

**

Zapraszanie gości wraz z onboardingiem

![[Pasted image 20240822124934.png]]